Basis

Foto: VMS

Übergabe des Zertifikats an der VBMS-DV. Von links: Nicola von Greyerz, Präsidentin VBMS, Hans Peter Hess, Geschäftsführer VBMS, Steffi Dillier, Vorstand VMS.

VBMS – An der Delegiertenversammlung vom 22. Mai 2019 konnte der VBMS das Zertifikat – überreicht durch das VMS-Vorstandsmitglied Steffi Dillier – entgegen nehmen. Dem Verband Bernischer Musikschulen sind 29 vom Kanton Bern anerkannte und unterstützte Musikschulen angeschlossen. Verschiedene davon sind bereits seit Jahren nach ISO oder quarte zertifiziert oder befinden sich auf dem Weg dazu. Anlass genug, auch über eine Zertifizierung des Verbandes nachzudenken.
Ende 2017 entschied sich der Vorstand, den Zertifizierungsprozess zu starten. Eine kompetente Begleitgruppe wurde gewählt, um den Geschäftsführer Hans Peter Hess in der Erarbeitung zu unterstützen. Die Kick-Off-Veranstaltungen und die Unterstützung des VMS waren dabei sehr hilfreich und nutzbringend. Eine Herausforderung war, die auf Musikschulverhältnisse ausgerichteten Leistungsprozesse an die Aufgaben eines Verbandes anzupassen. Das war Neuland, wurde doch erstmals ein Verband nach quarte Open Label zertifiziert.
Der VBMS beschrieb zunächst die ihm wesentlich erscheinenden Prozesse und Module und legte sie dem VMS zur Genehmigung vor. Nun begann die Arbeit des Geschäftsführers: Es sah sich quasi mit einem grossen Möbel konfrontiert, dessen vielen «Schubladen» bereits angeschrieben waren und nun fachgerecht gefüllt werden mussten. Viele Dokumente waren vorhanden, doch sie mussten in die neue Struktur eingepasst werden, eine Arbeit, die viel Zeit, Fleiss und Ausdauer beanspruchte. Andere Unterlagen waren neu zu erstellen, wie zum Beispiel die Profile der Anspruchsgruppen. Hier zählte die passgenaue Darstellung der gegenseitigen Erwartungshaltungen – eine Arbeit, die für ein gutes Lobbying wichtig sein kann.
Oberstes Ziel war es, dem Handbuch einen praktischen Nutzen im Büroalltag zu verleihen und es dementsprechend übersichtlich und handlich zu gestalten. Von den mehr als 150 Seiten, die am Schluss zusammenkamen, wurden deshalb die Dokumente in einen separaten Teil ausgelagert. So konnte der Umfang um ein Drittel verringert werden. Das Handbuch wird in Zukunft laufend angepasst werden.
Nach all dem Aufwand war das abschliessende Audit eine Art Stunde der Wahrheit. Die Auditorin fragte nach, prüfte und kontrollierte die beschriebenen Dokumente. Hans Peter Hess empfand es als äusserst spannend, die eigene Organisation von einer kompetenten, aussenstehenden Person durchleuchten zu lassen.
Die erste Runde ist geschafft und der Handlungs- und Erneuerungsbedarf erkannt.